Planifier son succès avec l’IPO

“On ne planifie pas un échec, mais on échoue par manque de planification.” Auteur inconnu

Que vous profitiez de ce début d’année pour vous fixer des objectifs pour les 12 mois à venir ou bien que vous ayez simplement envie d’être plus efficace sur vos tâches quotidiennes, ce petit outil de planification est une vraie perle. Issu du monde de la gestion de projet et de l’amélioration continue, il s’adapte à de nombreuses situations de la vie privée. Au lieu de vous lancer dans l’action tête baissée, il vous permettra d’identifier où mettre vos efforts pour arriver à vos fins et ne demande que quelques minutes.  Quel rapport avec le bonheur? Et bien, selon moi, le sentiment de réussite et de satisfaction qui découle d’une tâche accomplie avec succès ou d’un objectif atteint est un ingrédient du bonheur. Un ingrédient essentiel même, car il est entièrement de notre ressort de nous fixer des objectifs, tout au long de notre vie et ce, quelques soient nos circonstances. Ce sentiment d’accomplissement est à notre portée pour peu que l’on définisse un but nouveau et que l’on se mette en action pour réaliser ce projet.   Ma définition de “projet” est simple: toute activité qui demande plus d’une tâche pour être accomplie. Ainsi, tout un tas de choses peuvent être vues comme des projets: organiser un anniversaire surprise, aménager son grenier, courir son premier marathon, ou tout simplement faire l’entretien de sa voiture… Alors pourquoi ne pas appliquer les principes de gestion de projet qui ont fait leurs preuves à notre vie privée?

Le concept: partir d’un livrable précis pour définir son plan d’action

Oui, je sais, cela parait évident. Je vous disais que c’était une perle, pas nécessairement que c’était de la physique quantique! Ce sont souvent les concepts les plus simples que l’on a tendance à négliger. Trop facile, trop évident, trop basic… Et pourtant dans notre frénésie de faire-faire-faire (et là je dois plaider coupable ;o) on oublie souvent l’objectif, ou bien, il est trop vague.  Alors que l’on execute son plan dans l’ordre: je prépare ce dont j’ai besoin (Input), je réalise mes actions (Process) pour obenir mon objectif (Output) , d’où le nom d’IPO, on le planifie dans le sens inverse. En remplissant un IPO, on commence par définir de façon précise ce que l’on veut obtenir (Output) afin de prévoir les actions nécessaires pour y parvenir (Process) et en identifiant ce dont on a besoin pour les réaliser (Input). C’est cela la magie de l’IPO: en nous forçant à être clair et précis sur nos attendus, il nous conditionne à prévoir tout ce qui est nécessaire pour y arriver. Nous utilisons alors la puissance des questions. Faire un IPO, c’est simplement se poser la question: que dois-je faire pour arriver à…? Notre cerveau adore répondre aux questions et plus votre question est précise, plus la réponse le sera aussi.

En pratique: remplir un petit tableau… de la droite vers la gauche

Je vous propose ici un formulaire, mais vous pouvez tout aussi bien prendre une feuille blanche, y dessiner 3 colonnes que vous intitulez: Input, Process, Output. Pour rendre mon explication plus claire et surtout pour vous prouver que l’IPO peut sortir du contexte professionnel et rentrer dans votre quotidien, prenons un exemple qui parlera à une grande partie d’entre vous: je dois nourrir ma petite famille, et comme je suis une maniaque de l’organisation et d’une alimentation saine, je prépare un menu de la semaine.

  1. Commencez par remplir la dernière colonne (Output): que souhaitez vous avoir à la fin de votre tâche? Quel sera le résultat concret? Que voulez-vous obtenir? Est-ce une nouvelle compétence? Un objet? Des informations? Dans mon exemple, j’ai deux livrables physiques: d’une part une liste de repas pour chaque jour de la semaine qui soit originale et saine et d’autre part ma liste de courses pour le jour J. Mon objectif sera atteint lorsque ces deux listes sont posées devant moi à temps pour ma commande. (Vous noterez les deux éléments clefs: livrables et délais. Sans délais, votre objectif n’est qu’un doux rêve.)
  2. Dans la colonne du milieu, listez tout ce que vous devez faire pour obtenir le résultat précédemment défini. Voyez cela comme un exercice de brainstorming. Ecrivez ce qui vous vient à l’esprit, changez l’ordre, barrez, ajoutez… Cet exercice est pour vous. Si vous voulez le partager, vous pourrez le mettre au propre plus tard. A ce stade-ci, il est important de laisser page blanche à votre cerveau pour qu’il liste le plus exhaustivement possible les différentes étapes nécessaires. Si je reviens à mon exemple, et que je me contente de réfléchir à mes plats habituels et de noter ceux que je veux faire, je rate plusieurs étapes: d’une part, je risque de toujours faire la même chose à manger (ceci dit, si il s’agit de pates-sauce tomate-fromage râpé mes enfants seront ravis…), d’autre part, je n’ai pas de liste de course… Le travail n’est fait que partiellement. Donc mon processus dans ce cas est le suivant: primo, je demande à mon mari et mes enfants si ils ont des envies particulières. Secondo, je passe dans les différentes recettes mises de coté lors de lecture de magazines ou de blogs culinaires histoire de varier les menus et tertio je parcours une liste pré-établie des grand classiques de mon répertoire (croque monsieur-salade verte, grillade-haricots verts, poisson-légumes grillés…). Pour chaque plat, je décide d’un jour pour le mettre au menu en fonction du temps de préparation nécessaire (et du temps disponible…) et je rajoute les ingrédients manquants à ma liste.
  3. Une fois que votre processus est clair, vos inputs sont limpides. Vous avez sans doute déjà noté que dans le cas de mon menu, j’ai trois inputs: l’avis de la famille, un classeur avec toutes les recettes récoltées au fil de mes découvertes et une liste de mes plats habituels (ceux qui se font quasi sans recette à force de les préparer). Bien définir ses inputs est important pour avoir les bonnes fondations. Parfois, vous aurez besoin que d’autres personnes vous fournissent ces inputs, il est alors important de l’identifier à temps pour ne pas se retrouver bloquer en cours de route.

Pour revenir au cadre professionnel, je souhaite souligner que l’IPO est extrêmement efficace pour préparer une réunion. Je travaille dans une multi-nationale où les réunions sont mon pain quotidien. J’assiste à certaines, j’en organise aussi pas mal.  Rien de plus frustrant que de sortir d’une réunion en ayant l’impression d’avoir perdu son temps. Avec un bon IPO, vous savez exactement ce que vous voulez obtenir des participants (bien identifiés ;o) et comment vous allez mener la réunion pour y parvenir (et oui, cela va jusqu’à minuter les différentes étapes de la réunion). Personnellement, je mets toujours au propre mon IPO pour le partager avec mes collègues en début de réunion ou dans l’invitation  (surtout si j’ai besoin qu’ils préparent un input.) Si l’un d’entre eux estime qu’il ne peut rien apporter à la discussion, alors, il peut partir. Si un autre souhaite rajouter un livrable supplémentaire, on sait que l’on doit soit adapter le processus soit allonger le temps de réunion… Il faut savoir être flexible, mais garder toujours en tête votre objectif (Output). En temps que participant, c’est tellement plus agréable de voir que la personne qui vous a invité a préparé sa réunion. De plus, si tout le monde s’accorde sur l’IPO, chacun est alors responsable du bon déroulement de la réunion. En ayant prévu le temps imparti pour chaque étape de la réunion, vous pouvez demander à un participant de faire le timekeeper, à un autre de stopper toute discussion parasite… La dynamique est complètement différente et bien plus constructive.

Cet exercice de préparation ne demande pas nécessairement beaucoup de temps. Même un IPO griffonné à la hâte sur une serviette en papier peut vous aider à faire basculer votre cerveau dans un mode de pensée plus structuré et efficace. Prenez le temps après coup de voir si vous avez bien suivi votre IPO. Si non pourquoi? Etait-ce l’IPO qui n’était pas correct ou bien vous qui avez dévié? Quelles ont été les conséquences? Faites un After Action Review (AAR), un autre outil de gestion de projet que j’adore, mais çà, ce sera pour un prochain article!

Avez-vous déja adapté un outil professionnel à votre vie privée avec succès? Si oui lequel? Merci de partager dans les commentaires. Et si vous vous demandez ce qu’il y a au menu ce soir: c’est une quiche saumon-courgettes avec une salade verte! ;o)

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